50 Praktik-Praktik Buruk yang Menghambat Berkembangnya Kepercayaan Pengguna Terhadap Peran Internal Audit – Sebuah Refleksi Menuju Perbaikan

Pada bagian 1 tulisan ini telah dijelaskan bahwa pada saat terdapat keinginan dari internal audit untuk meyakinkan dan menjelaskan arti penting, dan perubahan paradigma atas peran yang mereka jalankan. Hasil yang diharapkan ternyata belum optimal, hal ini terjadi karena saat ini manajemen maupun auditee cenderung belum bisa menerima perubahan dimaksud. Hal ini terjadi karena banyaknya potensi kesalahan atas perilaku dan tindakan yang selama ini sudah dianggap sebagai praktik yang lazim dan wajar yang selalu dikerjakan dan diulang-ulang oleh auditor internal.

Dibawah ini diuraikan 50 praktik-praktik, tindakan, perilaku maupun kebiasaan-kebiasan yang dilakukan oleh auditor internal secara individual maupun secara kelembagaan yang harus dijadikan bahan evaluasi jika benar-benar telah melaksanakan peran barunya.

Praktik-praktik buruk ini disusun secara random – sebagian diantaranya saling mendukung dan menjelaskan satu dengan yang lainnya.

  1. Melakukan penugasan audit atas dasar kecurigaan, yang dilakukan secara berulang dari tahun ketahun dengan temuan yang sama. Penugasan audit tidak seiring sejalan dengan aktivitas bisnis yang terus berkembang.
  2. Pegawai/staff yang ditempatkan atau bekerja pada unit internal audit tidak memahami dan mempercayai nilai-nilai apa yang dianut dan yang ingin dicapai oleh organisasinya apakah semata-mata mendukung kinerja audit atau mendukung pencapaian tujuan organisasi auditee.
  3. Para Pimpinan/manajemen eksekutif Unit Internal Audit dan Komite Audit tidak memberikan penjelasan nilai-nilai yang harus mereka anut dengan baik dalam setiap penugasannya.
  4. Laporan hasil audit menyoroti persoalan masa lalu yang sudah kurang/tidak relevan dengan kondisi terkini.
  5. Laporan audit tidak menarik untuk dibaca, terlalu panjang, terlalu detail dan terlalu fokus pada kejadian transaksional, terlalu banyak informasi yang ingin disampaikan sehingga tidak fokus pada persoalan inti.
  6. Rincian data dan angka terlalu detail untuk mendukung sebuah temuan. Pada umumnya pimpinan auditee lebih menghendaki uraian yang langsung pada masalahnya dan tidak tertarik untuk memahami rincian teknis-detail.
  7. Pengungkapan temuan sering di-generalisasi dengan menggunakan contoh yang tidak representative dan tidak membumi kepada akar penyebab masalah, sulit ditindaklanjuti sehingga mengurangi kredibilitas unit internal audit.
  8. Temuan seringkali “tidak membumi” – Tidak mengkaitkan temuan audit dengan permasalahan yang dihadapi oleh organisasi (entity wide) secara nyata.
  9. Pelaksanaan komunikasi audit yang kaku selama proses penugasan. Internal audit tidak mampu mengungkap apa yang hendak dicapainya kepada pihak-pihak yang tidak terlalu peduli dan tidak merasa memiliki manfaat dengan penugasan internal audit.
  10. Auditor internal umumnya kurang memahami bisnis proses dan sasaran yang hendak dicapai oleh auditee, sehingga hasil audit tidak mampu menangkap peluang yang ada dan dapat dijadikan sarana memperjelas nilai tambah yang dapat diberikan oleh internal audit.
  11. Audit yang dilakukan bersifat pengulangan (duplikasi) terhadap apa yang sudah dikerjakan oleh eksternal auditor, maupun yang sudah dilaksanakan oleh pihak regulator.
  12. Pengarahan pada saat entry meeting bersifat satu arah hanya dari sisi kepentingan internal audit, sehingga mereka tidak mampu menangkap persoalan inti yang dihadapi oleh auditee.
  13. Sosialisasi tujuan dan sasaran audit yang tidak tepat. Kegagalan menjelaskan dan menyepakati tujuan audit akan membawa dampak yang kurang baik, termasuk penggunaan judgment yang terlalu di-genaralisir oleh auditor, atau adanya perbedaan persepsi yang tidak diakomodasi secara memadai oleh auditor, sehingga menganggu reputasi internal audit meskipun audit telah dilaksanakan secara prosedural dan memenuhi standar.
  14. Profesionalisme setengah hati – penggunaan jam kerja yang tidak pasti, eksklusif, semua permintaan harus dipenuhi tanpa memperhatikan tingkat beban kerja dan kesibukan yang dihadapi auditee, dsb-nya. Sehingga mereka tidak memahami kebutuhan penggunaan waktu yang diperlukan, ruang lingkup dan sasaran audit yang hendak dicapai.
  15. Tidak mematuhi pelaksanaan tindak lanjut. Setelah penugasan audit selesai ada keengganan auditee untuk menindaklanjutinya karena rekomendasi yang dipaksakan dan/atu tidak dapat dioperasionalkan atau tidak memberi keseimbangan antara biaya dengan manfaat.
  16. Tidak mau menjelaskan kepada auditee alasan penggunaan metode, prosedur dan teknik audit yang digunakan, tidak pernah ada sosialisasi mengenai program anti-fraud dll.
  17. Kurang mempertimbangkan ketepatan jadwal/waktu audit. Internal audit juga harus mempertimbangkan skedul kerja auditee, termasuk diperlukannya waktu untuk menyelesaikan laporan-laporan rutin berkala (bulanan, triwulanan dan tahunan) dan juga mengakomodasi waktu cuti pegawai.
  18. Sulit diajak untuk bertukar pendapat dan bahkan kurang responsive terhadap persoalan yang dihadapi oleh auditee.
  19. Kurang memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengikuti kegiatan yang dapat memberi nilai tambah kapabilitas yang dimilikinya. Internal auditor harus bertindak secara responsive dan siap untuk membantu pada saat dibutuhkan.
  20. Kurang memiliki ketrampilan teknis terkait dengan tugas yang diembannya. Internal audit harus selalu mengetahui persoalan/issue yang dihadapi entitas/unit organisasi, peraturan dan ketentuan terbaru yang dikeluarkan oleh otoritas.
  21. Jarang mendapat penugasan khusus dan dilibatkan dalam project pemecahan masalah teknis dan operasional.
  22. Jarang berbagi dengan sesama auditor lainnya terkait, teknik-teknik audit, metode pemanfaatan flow chart, capaian indikator kinerja (KPI) dll.
  23. Laporan hasil audit lebih banyak menyoroti hal-hal negative. Sehingga laporan tidak pernah ditunggu oleh auditee.
  24. Kurang menguasai substansi manajemen risiko.
  25. Kurang memahami visi dan misi organisasi secara up to date.
  26. Jarang diikut sertakan dalam pertemuan/rapat yang membahas strategi bisnis.
  27. Selalu menyalahkan pihak lain, meskipun kesalahan tersebut kurang/tidak signifikan untuk dipermasalahkan.
  28. Tidak pernah didorong untuk ikut serta dalam kegiatan pengembangan nilai-nilai dan budaya organisasi.
  29. Jarang disertakan/melakukan pertemuan dan rapat intern.
  30. Jarang meminta unit lain untuk sharing atau berbagi pengalaman dalam pelaksanaan tugasnya. Sharing dengan unit lain yang mempunyai metode dan keahlian teknis tertentu harusnya secara berkala diundang sebagai nara sumber.
  31. Program kerja (rencana) audit tahunan yang kaku dan tidak adaptif terhadap issue-issue terkini.
  32. Sasaran audit tidak ditetapkan berdasarkan pada nilai bobot risiko yang dihadapi. Semua sasaran audit diperiksa setiap tahun, meskipun tidak dijumpai temuan pada periode sebelumnya.
  33. Perputaran/mutasi pegawai yang rendah, sehingga tidak ada darah segar atau pemikiran baru.
  34. Perputaran/mutasi pegawai yang terlalu cepat. Pengalaman dan keahlian teknis belum di sharing ke auditor yang lain atau belum diimplementasikan di lapangan.
  35. Tidak memiliki kemampuan dasar sebagai fasilitator, negosiator, dan kemampuan untuk mendengar dengan baik.
  36. Keberadaannya hanya bersifat mandatori dan pihak lain tidak terlalu memperdulikan.
  37. Tidak menerapkan best practices dalam penugasannya.
  38. Tidak melekat dan menjadi jiwa semua pegawai bahwa mereka bertugas sebagai sales person dan marketers. Staff internal audit harus memandang dirinya sebagai bagian yang menjaga kredibilitas organisasi.
  39. Seringkali berlindung dibalik independensi namun tidak mampu menghasilkan nilai tambah.
  40. Menggunakan indikator kinerja (KPI) yang tidak tepat.
  41. TIdak berani menjelaskan kepada Manajemen Senior dan Komite Audit mengenai risiko-risiko inheren, dan risiko residual yang utama.
  42. Lebih banyak menjadi penyaji data dan bukan sebagai sumber pengetahuan. Internal audit akan memberi nilai tambah berdasarkan simpulan dan analisis data yang diauditnya.
  43. Kurang menjelaskan bahwa unit-unit organisasi adalah entitas yang mendukung tujuan organisasi secara bersama-sama dan tidak berjalan sendiri-sendiri.
  44. Tidak pernah men-sirkulasikan hasil-hasil audit penting kepada unit-unit lain yang relevan, sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama.
  45. Jarang melakukan komunikasi non-audit dengan pihak auditee. Harusnya komunikasi non audit lintas organisasi dilakukan secara berkala dengan topik-topik yang disepakati bersama.
  46. Kurang mendapatkan sosialisasi mengenai pegendalian-pengendalian yang relevan dikaitkan dengan tingkat risk appetite pada tingkatan corporate wide.
  47. Keterbatasan anggaran menjadi kendala untuk memperluas ruang gerak internal audit, khususnya terkait dengan inovasi-inovasi baru di bidang audit.
  48. Terlalu tertutup dan menutup diri.
  49. Tidak pernah memanfaatkan hasil audit terkini untuk berkomunikasi dengan auditee mengenai jasa/bantuan apa yang dapat diberikan oleh internal audit.
  50. Tidak memiliki rencana pengembangan organisasi jangka menengah dan panjang yang berkesinambungan dan sejalan dengan arah tujuan korporasi.

Sumber:

Adopsi dan Adaptasi dari The Worst Practices for Marketing and Selling Internal Audit – MIS Training Institute (2013) – Joel Kramer.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *